תוֹכֶן
שימוש במערכת תיוק יעילה יכול לחסוך לך זמן ואנרגיה כאשר יש לך מידע חשוב שיש לזכור במהירות מכמות גדולה של קבצים. ישנם שני סוגים של מערכות תיוק, אלה המשתמשים במספרים, או מערכות מספריות, וכאלה המשתמשים באותיות, או מערכות אלפביתיות. ללמוד כיצד להשתמש במערכות אלה חיוני בכדי להחליט על השאלה המתאימה לכם ביותר. אמנם קיימות מספר קטגוריות, אך קל להבין את היסודות של מערכות הגשת אלה.
החלט על סוג המערכת האלפביתית והמספרית שתעבוד הכי טוב לסוגי המסמכים שברצונך להגיש. ישנן שלוש מערכות אלפביתיות בסיסיות שיש לקחת בחשבון וארבע מערכות מספריות, כאשר הנפוצה בהן היא המערכת העשרונית. שלוש המערכות האלפביתיות הן אקטואליות, אנציקלופדיה וגיאוגרפיות.
התחל בהגדרת המערכת "אלפביתית אקטואלית". זו ידועה גם כמערכת "המילון" והיא הקלה ביותר להבנה. במקרה זה כל קובץ נותן כותרת ואותם כותרות מסודרים בסדר אלפביתי מא 'ועד ת'. הם לא מקובצים לנושאים ואין להם קטגוריות ולכן מערכת זו בדרך כלל הכי טובה לכמויות קטנות יותר של קבצים.
הבן את המערכת "אנציקלופדיה" או "מסווגת". במערכת זו, ישנן כותרות או נושאים גדולים, הכוללים היסטוריה או פילוסופיה, שיש נושאים קטנים יותר המקובצים בתוכם אלפביתית. אם הדבר נדרש, יכולים להיות קבצים נוספים המסודרים אלפביתית בכותרות המשנה הללו. לדוגמה, בהיסטוריה יכולות להיות לך כותרות משנה שכותרות עשרות שנים ובתוך אותם קבצים, קבצים המייצגים היבטים מסוימים בהיסטוריה כמו טכנולוגיה או מלחמה. תת קטגוריות אלה יכולות להימשך עד שתרגיש שמערכת ההגשה יעילה עבורך.
שקול ללמוד את המערכת "הגיאוגרפית" למסמכים המכילים מידע הנוגע למקומות. בדומה למערכת האנציקלופדיה, למערכת זו יש קטגוריות עיקריות כמו מדינות או מדינות עם קטגוריות משנה כמו ערים או עיירות שהוגשו בתוכן בסדר אלפביתי.
הבן לפחות את היסודות של מערכות תיוק עשרוניות. זוהי מערכת העשרון של דיואי המשמשת לרוב על ידי ספריות לקטלוג ספרים וחומרי עזר לפי מספרי שיחה. במקרה זה, לא יכול להיות לך יותר מעשר קטגוריות בגלל המגבלה העשרונית של השימוש במספרים אפס עד תשע בלבד. לאחר מכן ניתן לחלק את עשר הקטגוריות הללו לעשר קטגוריות נוספות לעתים קרובות ככל שיידרש באותה צורה שבה פועלת המערכת האלפביתית של האנציקלופדיה.
חלק את המערכת העשרונית לחלקים קלים ללימוד. לדוגמה, אולי הספרייה הנוכחית שלך מחייבת שיהיו לך שלוש מקומות עשרוניים, כך שעשר הקטגוריות שלך יהיו רשומות כ- 000, 100, 200 וכן הלאה, לכל אחת מהן כותרת. בתוך כל אחת מאלה היו קטגוריות משנה כגון 002 או 103 עד למילוי כל העשרון. במקרה זה ה- 002 מהווה קטגוריה בשנות האלפיים וה 103 עומד על קטגוריה בשנות ה -100. מערכת זו טובה לכמויות גדולות במיוחד של מידע שכן ניתן להרחיב את העשרונים ולהוסיף אותם לפי הצורך.